Într-un magazin online, trei evenimente distincte se succed la fiecare comandă: emiterea facturii, încasarea plății și livrarea coletului. Confuzia dintre aceste trei roluri este o greșeală frecventă la comercianții aflați la început de drum, mai ales când magazinul funcționează atât pe platformă proprie, cât și pe eMAG Marketplace.
Cine emite factura
Obligația de a emite factura fiscală revine întotdeauna comerciantului care vinde produsul, indiferent de canalul de vânzare. Pe un magazin propriu construit pe WooCommerce sau Shopify, factura se emite prin programul de facturare conectat la platformă, așa cum veți vedea la capitolul 2. Pe eMAG Marketplace, dacă folosiți serviciul Fulfilment by eMAG, verificați în contractul de marketplace dacă eMAG emite factura în numele dumneavoastră sau dacă obligația rămâne a comerciantului, fiindcă tipul de parteneriat ales schimbă clauza.
Cine încasează plata
Procesatorul de plăți, fie Netopia, Stripe sau PayU, confirmă doar reușita tranzacției cu cardul și transferă banii către contul comerciantului, conform calendarului de decontare stabilit în contract. Procesatorul nu emite factură fiscală către clientul final; factura rămâne responsabilitatea comerciantului, chiar dacă plata a fost procesată de un terț. Pentru comenzile cu ramburs, curierul încasează suma de la client la livrare și o decontează ulterior comerciantului, subiect detaliat la capitolul 8.
Cine livrează coletul
Curierul, fie Sameday, FAN Courier, Cargus, DPD sau GLS, răspunde exclusiv de transportul fizic al coletului și, dacă este cazul, de easybox ca punct de ridicare. Curierul nu are nicio obligație legată de emiterea facturii; factura însoțește coletul sau se trimite separat, în funcție de fluxul ales de comerciant.
Succesiunea corectă a evenimentelor
Ordinea recomandată pentru un magazin online cu facturare automată este: comanda se plasează pe platformă, plata se confirmă de procesator, factura se emite automat din programul de facturare, iar abia apoi coletul intră la curier cu factura atașată sau trimisă pe e-mail. Emiterea facturii înainte de confirmarea plății, în cazul plății online, poate duce la facturi emise pentru comenzi care nu se finalizează, așa cum veți vedea la capitolul 2, la discuția despre declanșatorul de facturare.
Verificați în fiecare contract, fie cu marketplace-ul, fie cu procesatorul de plăți, fie cu curierul, cine are exact ce obligație, fiindcă termenii diferă de la un partener la altul și nu există un standard unic în piața din România.